Dove ha salvato Marco il file dell’offerta? Il disegno del cliente XYZ è sul server J o su K? E’ arrivato l’allegato via mail a LUCA ma è a casa malato perciò non riusciamo a recuperarlo!
Se vi sono capitate delle situazioni simili allora ho una soluzione al problema: vi serve un sistema documentale!Ci sono vari software (quasi tutti open-source) che possono esservi utili e risolvere il problema della gestione dei file. Noi ne usiamo principalmente 2 in base alle richieste del cliente:
- Alfresco: https://www.alfresco.com
- Nextcloud: https://nextcloud.com
La differenza tra i due è che mentre il primo è un vero e proprio server documentale (programmabile in svariati modi), il secondo è semplicemente un repository di file in stile dropbox (https://www.dropbox.com).
Come detto la differente scelta è relativa alla tipologia di utilizzo che si vuole fare:
se avete un gestionale aziendale e volete creare degli automatismi sicuramente la scelta di Alfresco fa per voi.
Il software vi permette di gestire molteplici aspetti quali:
- Strutture ad albero programmabili: ad esempio volete creare, durante l’inserimento di un nuovo cliente, una struttura particolare di cartelle; Alfresco vi permette, attraverso la sua interfaccia, di creare tale automatismo.
- A seguito di un inserimento di un file in una determinata posizione volete avviare un processo di work-flow per avvisare vari utenti: anche questo è fattibile in Alfresco.
- Volete gestire calendari aziendali condivisi, wiki personalizzabili e tanto altro.
Tutto questo (e molto altro) è possibile farlo all’interno del documentale stesso che per la fruizione è banalmente una pagina web.
La soluzione è configurabile e parametrizzabile e può essere interamente ospitata in cloud.
Il cloud potrà essere raggiungibile da diversi dispositivi e ovunque portando con se il proprio ufficio e lasciando ad altri il tedioso lavoro di manutenere il server utilizzato dall’applicativo.
Anche nextcloud potrà essere fruito in uno spazio web cloud. La differenza è che il prodotto è meno personalizzabile ma può essere considerato una brillante alternativo a dropbox.
I vantaggi di utilizzare il proprio documentale (e non un prodotto diffuso come i servizi di sharing file) sono i seguenti:
- I dati (file) salvati sono nostri e non li forniamo a società esterne
- Il cloud dedicato è meno esposto a tentativi di hackeraggio perchè meno conosciuto.
Qualora voleste gestire i documenti all’interno della vostra azienda potrete sempre utilizzare i software in versione dedicata su un vostro server.
Sicuramente la versione nextcloud è meno impegnativa (in senso di risorse e mantenimento) rispetto ad Alfresco.
